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Covid-19 : l'incubateur en télétravail

Nos deux espaces de coworking à Paris et à Londres ont fermé leurs portes au public voilà maintenant deux semaines. Mais notre équipe continue son travail à distance pour répondre aux demandes des incubés. Focus sur notre activité en cette période si particulière.

 

L’incubateur n’avait pas connu un tel silence depuis bien longtemps. Vendredi 13 mars au soir, la décision a été prise de fermer les portes de nos incubateurs à Paris et à Londres en raison de la crise sanitaire liée au coronavirus. Le choix de baisser le rideau a été fait à la suite du discours du Président de la République jeudi 12 mars, qui réclamait la fermeture provisoire des écoles et des universités.

Ce sont plus de 100 personnes qui sont ainsi passées du jour au lendemain en télétravail.

L’équipe de l’incubateur s’est évidemment astreinte au même régime que les start-ups qu’elle accompagne et s’est mise au travail à distance pour continuer à répondre aux demandes des sociétés incubées.

Notre modèle d’incubation était jusqu’à présent un modèle très « familial », avec des petites promotions dans de petits open-space, où le présentiel était un axe fort de notre accompagnement. Nous proposons un petit tour d’horizon des différentes actions mises en place pour poursuivre nos missions, dans le cadre de cette révolution du confinement.

 

Les premières mesures d'urgence

  • Sourcer et qualifier les informations

Dans les premiers jours du confinement, nous avons vu pléthores d’informations fleurir sur les réseaux sociaux – concernant les différentes mesures prises par le gouvernement pour soutenir l’économie et les entreprises.

Notre première mission a été de filtrer et de qualifier toutes ces sources d’informations, et de les packager dans un contenu digeste pour faciliter la tâche de nos entrepreneurs.

Nous avons créé un channel spécifique dans notre slack (notre outil de messagerie interne) sur lequel nous diffusions quotidiennement des informations claires et vérifiées.

  • Planifier des points de suivi réguliers avec les incubés

Dès la première semaine, nous avons prévu des visio-conférences avec tous les incubés pour faire un état des lieux de leurs besoins. Les KPI clés que nous leur avons demandé : recrutement prévus pré vs post-Covid19, l’état de la trésorerie, l’évolution de l’activité et du chiffre d’affaires, l’adaptation au télétravail, et surtout… leur moral !

  • Administratif

Bien que structure à but non-lucratif, les programmes de l’incubateur sont payants (à l’exception des programmes étudiants). Par solidarité pour nos incubés, nous avons décidé de suspendre le loyer d’avril dans un premier temps.

 

L'organisation du télétravail avec nos outils préférés

C’est donc à distance que l’équipe de l’incubateur poursuit ses activités et l’animation des programmes d’accompagnement.

  • Communication interne

Depuis près de 3 ans, nous n’échangeons quasiment aucun email avec nos entrepreneurs ou entre l’équipe de l’incubateur. Nous avons installé Slack, un système de messagerie interne, qui est devenu notre outil de travail au quotidien. Les messages sont organisés dans des canaux ou des groupes thématiques, nous permettant facilement de distribuer la bonne information à la bonne personne, et d’organiser nos workshops et permanences.

 

  • Nos outils de visio-conférences

Pour les points de suivi avec les fondateurs ou les rendez-vous quotidiens de l’équipe, nous utilisons Whereby. Il s’agit d’une une plateforme en ligne conçue pour créer des vidéoconférences rapidement, gratuitement sans qu’il soit nécessaire d’installer de programme.

Toutes les permanences et les workshops ont été maintenus avec nos experts. Ils prennent maintenant la forme de webinars, et nous utilisons Jitsi, un logiciel open-source et gratuit, alternative super intéressante à Zoom ou Skype.

  • Nos outils de partage de documentations 

Rien n’a changé dans nos process, qui étaient déjà adaptés pour du travail en ligne / à distance :

Pour l’équipe de l’incubateur : nous utilisons Trello et SharePoint pour mettre en commun nos documents. Rien n’est enregistré en local sur les ordinateurs, tout est mis en commun dans un espace de travail partagé en ligne.

Pour nos incubés : un Google Drive (relié à Slack) est à leur disposition dans lequel nous rangeons toutes les informations et les documents pertinents pour l’incubateur : contenus pédagogiques, process d’accès aux tarifs négociés, exemples de dossiers de financements, et différents fichiers de contacts.

 

La solidarité de l'écosystème

Depuis l’année dernière, l’incubateur est membre de La Boussole. Un organisme qui regroupe près de 60 membres (incubateurs et accélérateurs privés, d’écoles ou de grands groupes) qui poursuivent deux objectifs :

  • Donner aux accompagnateurs les outils pour améliorer leur efficacité et la transparence de leur offre ;
  • Maximiser leur valeur ajoutée vis à vis des entrepreneurs et donner aux entrepreneurs la grille de lecture vers des programmes d’accompagnement adaptés à leurs besoins.

Très actifs sur Whatsapp – les membres du réseau de la Boussole ont tout de suite eu le réflexe de s’entraider et de partager les informations, des listes d’outils à utiliser à distance, les bonnes pratiques d’accompagnement en période de crise, et de partager les webinars organisés dans leurs structures respectives.

 

Nos prochains défis

Vous l’avez peut-être vu passer dans nos récentes actualités, l’incubateur a recruté (in extremis !) 9 nouveaux projets portés par des étudiants-entrepreneurs, qui intègrent dès à présent l’incubateur. C’est donc pour la première fois un onboarding 100% en ligne qui est prévu pour accompagner cette nouvelle promotion.

Retrouvez tous ces nouveaux projets ici !

Par ailleurs le Dauphine London Incubator était en plein appel à candidatures au moment du confinement, afin de recruter les entrepreneurs qui rejoindront le programme d’accompagnement de Londres.

Nous avons exceptionnellement décidé de maintenir en remote le jury de sélection qui aura lieu fin avril, une grande première pour toute l’équipe !

Les retardataires peuvent terminer de remplir leur dossier ici, jusqu’au 12 avril !

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